Whistleblowing

Benvenuto nel nostro canale di segnalazione interna.

In adempimento alle previsioni di legge e nell’ottica di garantire correttezza e trasparenza nello svolgimento della propria attività lavorativa, abbiamo predisposto questo sistema informatico a disposizione di chiunque voglia segnalare situazioni riguardanti violazioni dei regolamenti interni, delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea.

Le segnalazioni possono essere effettuate utilizzando questa piattaforma, che garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. A ciascuna segnalazione sarà assegnato un codice identificativo univoco che ti consentirà di verificare in ogni momento lo “stato di lavorazione” della segnalazione e di ricevere informazioni a riguardo.

Nella sezione “Procedura per la gestione delle segnalazioni di illeciti” trovi tutte le informazioni inerenti a chi può segnalare, come effettuare la segnalazione, cosa può essere segnalato, come sono gestite le segnalazioni e quali sono le misure di protezione garantite.

Nella sezione “Protezione dei dati personali” trovi disponibili tutte le informazioni inerenti al trattamento dei dati personali che ci fornirai effettuando la segnalazione.

1. Contesto di riferimento

Il Legislatore ha approvato il D.lgs 24/2023 (c.d. “Legge sul Whistleblowing”) il quale ha definito, inter alia:

• gli aspetti di tutela del soggetto, come individuato dall’art. 3 della Legge sul Whistleblowing, che effettua una segnalazione;
• gli obblighi degli Enti e delle Società in termini di divieto di atti ritorsivi e non discriminazione dei segnalanti e tutela della riservatezza degli stessi;
• la necessità della presenza di uno o più canali (con modalità informatiche) che consentano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
• la necessità di sentire le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015 prima di attivare i predetti canali di segnalazione;
• le condizioni per l’effettuazione di una segnalazione esterna;
• il divieto di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione;
• la necessità di prevedere nel sistema disciplinare adottato ai sensi dell’articolo 6, comma 2, lettera e), del decreto n. 231 del 2001 sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti di cui al comma 1 dell’art. 21 della Legge sul Whistleblowing.

2. Introduzione al Whistleblowing

Il “whistleblowing” è la segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, un rischio o una situazione di pericolo che possa arrecare danno all’azienda/ente per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini, e qualunque altra categoria di soggetti.

La Società sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni per consentire ai soggetti individuati dalla legge di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

La Legge sul Whistleblowing individua:

• i soggetti che possono attivare una segnalazione;
• gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, nonché i requisiti che le segnalazioni devono prevedere per poter essere prese in considerazione;
• le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla ricezione delle segnalazioni;
• il processo di istruttoria ed eventualmente di investigazione nel momento in cui viene effettuata una segnalazione;
• la garanzia della riservatezza e della protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato e dei dati contenuti nella segnalazione;
• il divieto di ritorsioni ed il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto segnalante.

3. Oggetto

Scopo del presente documento è rappresentare le modalità operative per la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Nel campo di applicazione della procedura non sono invece ricomprese le fattispecie escluse dalla Legge sul Whistleblowing, tra cui:

a) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;

b) segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;

c) segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

4. Obiettivi

Scopo del presente documento è quello di far emergere episodi di illiceità o irregolarità all’interno della Società, chiarendo e rendendo agevole il ricorso alla segnalazione da parte del segnalante e rimuovendo eventuali fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto.

L’obiettivo della procedura è dunque, da una parte, quello di fornire al segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di informarlo circa le forme di tutela e riservatezza che gli vengono riconosciute e garantite.

Garantire la condivisione, il rispetto e la declinazione, nella vita lavorativa dei propri interlocutori, dei valori della Società.

5. Dipartimenti e soggetti coinvolti

Gli uffici e le funzioni coinvolti nelle attività previste dalla presente procedura sono:

• Risorse Umane

6. Descrizione della procedura

a. Oggetto e requisiti della segnalazione

Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01 della Società individua le modalità per trasmettere all’ufficio Risorse Umane le segnalazioni riguardanti condotte che possano configurare la possibile commissione di illeciti rilevanti ai sensi del decreto 231/2001 o comunque di violazioni del Modello.

Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:

• attraverso l’add-on My Whistleblowing al software My Governance, quale canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa (di seguito, il “Software”);

La Società potrebbe prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate, e rese con dovizia di particolari, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

La segnalazione – anche quella non anonima – deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:

1. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
2. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
4. gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Affinché una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.

Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.

È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.

7. Gestione delle segnalazioni

Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:

1. protocollazione e custodia;
2. istruttoria;
3. investigazione e comunicazione dell’esito;
4. archiviazione.

a. Protocollazione e custodia

Nel caso la segnalazione avvenga tramite il Software, sarà il Software stesso a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.

Nel caso di comunicazioni cartacee o con altri mezzi, ricevuta la segnalazione, l’ufficio Risorse Umane, assegna al segnalante uno specifico ID alfanumerico e procede a protocollare su un registro informatico e/o cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare:

• giorno e ora;
• soggetto segnalante;
• oggetto della segnalazione;
• note;
• stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).

b. Istruttoria

L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine l’ufficio Risorse Umane si riunisce per valutare i contenuti effettuando un primo screening e:

• laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione immediata;
• laddove la segnalazione non sia ben circostanziata richiede, laddove possibile, ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine questa viene archiviata;
• in caso la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti procede con le fasi dell’istruttoria.

c. Investigazione e comunicazione dell’esito

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnala e sull’oggetto della segnalazione.

L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive.

Il soggetto incaricato dell’investigazione è l’ufficio Risorse Umane.

È compito di tutti cooperare con il soggetto incaricato dell’investigazione nello svolgimento della stessa.

Di ogni investigazione, il soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno:

• i fatti accertati;
• le evidenze raccolte;
• le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata.

All’esito delle investigazioni, quando riscontri l’infondatezza della segnalazione ricevuta, l’ufficio Risorse Umane procede all’archiviazione della segnalazione e, ove possibile, ne dà comunicazione al segnalante.

Nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, l’ufficio Risorse Umane attiva i responsabili aziendali per intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e\o correttive.

d. Archiviazione

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza e situato presso l’ufficio della Segreteria dell’ufficio Risorse Umane, accessibile alle sole persone appositamente autorizzate ed a tale scopo istruite.

Tutta la documentazione sarà conservata, salvi gli ulteriori termini di legge nei casi espressamente previsti, per dieci anni dalla data di chiusura delle attività.

Ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, viene tutelato il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.

8. La tutela del segnalante

L’intero processo deve comunque garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.

A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di meccanismi volti alla tutela del segnalante non anonimo, prevedendo:

1. la tutela della riservatezza del segnalante;
2. il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante.

a. La tutela della riservatezza del segnalante

L’utilizzo del Software garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo l’ufficio Risorse Umane può accedere alla segnalazione.

In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i destinatari, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID anonimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato:

• se i fatti addebitati fossero fondati su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, l’identità del soggetto segnalante non potrà essere rivelata;
• se i fatti addebitati fossero fondati in tutto o in parte sulla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata al/ai soggetto/i coinvolto/i dalla segnalazione stessa, ove ricorrano contemporaneamente due requisiti:
  • il consenso del soggetto segnalante;
  • la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.

b. Il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante

Il soggetto segnalante non potrà essere sanzionato, licenziato o sottoposto a qualsiasi misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro, eventuali modifiche delle mansioni o della sede di lavoro ed ogni altra modifica peggiorativa delle condizioni di lavoro che si ponga come forma di ritorsione nei confronti della segnalazione. Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per aver effettuato una segnalazione deve darne notizia circostanziata all’ufficio Risorse Umane della Società.

Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può agire in giudizio nei confronti dell’autore della discriminazione e anche nei confronti della Società – qualora la Società abbia partecipato attivamente alla discriminazione. Si tenga conto che, in tal caso, la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, la Società a dover dimostrare che la modifica delle condizioni di lavoro del segnalante non traggono origine dalla segnalazione.

9. Infrazione della procedura

La mancata osservanza della presente procedura comporta per i dipendenti della Società la possibilità di applicazione del Sistema Disciplinare della Società, in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito “Regolamento”), forniamo le seguenti informazioni relative al trattamento dei dati personali conferiti o acquisiti in caso di segnalazione di illeciti ai sensi del D. Lgs. 24/2023 (di seguito “Segnalazione”), nell’ambito del sistema di whistleblowing adottato da Kalpa S.p.a.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Kalpa S.r.l. con sede legale in Sesto San Giovanni, Via Carducci 39, indirizzo e-mail info@kalpa.it, (di seguito “Società”).

2. Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati nominato dalla Società può essere contattato inviando una comunicazione a mezzo posta elettronica all’indirizzo info@kalpa.it (di seguito “DPO”).

3. Dati personali

I dati personali trattati dalla Società sono unicamente quelli utili alla gestione della Segnalazione, da Lei volontariamente conferiti o acquisiti successivamente dalla Società (di seguito “Dati”), quali dati anagrafici, dati di contatto, voce nel caso di Segnalazione trasmessa in forma orale, dati di natura particolare e dati relativi a condanne penali o reati. I Dati manifestamente inutili non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.

4. Finalità del trattamento

I Dati verranno trattati unicamente per:

a) ricevere, esaminare, gestire ed evadere la Segnalazione trasmessa;

b) dare seguito ad eventuali richieste da parte delle Autorità competenti;

c) esercitare e difendere i diritti della Società in ogni sede.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei Dati per le finalità indicate al precedente punto 4) trova base giuridica quanto alla lettera:

a) e b) nell’adempimento di un obbligo di legge (art. 6.1 c) Regolamento), nell’ambito del rapporto di lavoro nell’assolvimento di obblighi e nell’esercizio di diritti specifici della Società o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9.2 b) Regolamento) e nelle disposizioni normative di cui al D. Lgs. 24/2023 (art. 10 Regolamento);

c) nel legittimo interesse (art. 6.1 f) Regolamento), nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria da parte della Società (art. 9.2 f) Regolamento) e nelle disposizioni normative di cui al D. Lgs. 24/2023 (art. 10 Regolamento).

6. Modalità del trattamento

Nell’ambito delle finalità indicate al precedente punto 4) il trattamento dei Dati avverrà in forma cartacea e mediante strumenti elettronici (piattaforma informatica dedicata), nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate. Il trattamento dei Dati sarà effettuato dal “Responsabile della gestione delle segnalazioni interne” indicato nella “Procedura per la gestione delle segnalazioni di illeciti ai sensi del D. Lgs. 24/2023”, autorizzato al trattamento, per garantirne l’adeguata sicurezza e riservatezza, nonché per evitare rischi di perdita e/o distruzione e accessi da parte di soggetti non autorizzati.

7. Comunicazione e diffusione dei dati

I Dati non verranno in alcun modo diffusi.

L’identità del soggetto segnalante e qualsiasi ulteriore informazione da cui questa possa evincersi verranno mantenute strettamente riservate e potranno essere trattate solo dal “Responsabile della gestione delle segnalazioni interne”, fatte salve le ipotesi in cui detto soggetto abbia espressamente acconsentito alla rivelazione e quelle previste nel D. Lgs. 24/2023. Inoltre, i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento, da cui possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, sono sottoposti alle limitazioni previste dall’art. 2 undecies comma 1 lettera f) del D. Lgs. 196/2003.

In ogni caso e nei limiti strettamente pertinenti alle finalità indicate al precedente punto 4) i Dati possono essere trattati dalle Autorità competenti ai sensi di legge o regolamento, nonché dalla società addetta alla manutenzione della piattaforma informatica espressamente nominata responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.

8. Periodo di conservazione dei dati

I Dati saranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario alla gestione della Segnalazione e, comunque, non oltre 5 (cinque) anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione da parte della Società. Nel caso in cui dovessero essere instaurati contenziosi o procedimenti disciplinari, i Dati saranno conservati fino alla loro definizione e fintanto che non saranno esperiti i termini per l’eventuale impugnazione e/o per la prescrizione delle relative azioni.

9. Diritti dell’interessato

Con riferimento ai Dati, è riconosciuto il diritto di chiedere alla Società con le modalità indicate dal Regolamento e ferme restando le disposizioni e limitazioni di cui all’art. 23 del Regolamento e dell’art. 2 undecies del D. Lgs. 196/2003 (Parte I – Titolo I – Capo III):

• l’accesso, nei casi previsti (art. 15 Regolamento);
• la rettifica dei Dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 Regolamento);
• la cancellazione dei Dati per i motivi previsti (art. 17 Regolamento), come ad esempio quando non siano più necessari rispetto alle finalità sopra indicate o non siano trattati nel rispetto del Regolamento;
• la limitazione di trattamento per le ipotesi previste (art. 18 Regolamento), come nel caso si contesti l’esattezza dei Dati e occorra verificarne la correttezza;
• la portabilità vale a dire il diritto di ricevere, nei casi previsti (art. 20 Regolamento), in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati e di trasmettere detti Dati ad un altro titolare del trattamento;
• l’opposizione al trattamento, nei casi previsti (art. 21 Regolamento).

10. Reclamo

Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati violi le disposizioni contenute nel Regolamento, è altresì riconosciuto il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali secondo quanto previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso.

11. Natura del conferimento dei Dati

Il conferimento dei Dati è obbligatorio al fine di consentire la gestione della Segnalazione ai sensi del D. Lgs. 24/2023 e di beneficiare delle tutele ivi previste. Le Segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del soggetto segnalante sono considerate anonime e gestite come indicato nella Procedura per la gestione delle segnalazioni di illeciti ai sensi del D. Lgs. 24/2023.

12. Trasferimento dei Dati all’estero

I Suoi Dati non sono oggetto di trasferimento all’estero. Sono conservati presso la sede della Società e su server ubicati in Unione Europea.